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商社営業事務とは?仕事内容を現役派遣社員がご紹介!

  • 2019-09-17
  • 2019-09-18
  • 仕事
  • 57回
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こんにちは。たんたんまるです。

猫と夫と三人暮らしをしています。

仕事はというと、7年ほど派遣社員として働いています。

社会人となってからは10年ちょっと。

これまで色々な職業を経験してきました。

これまで転職の経験がある方、実際に働いてみると思っていた仕事内容と違う!と思ったことはありませんか?

もし正社員で転職していれば、辞めたいと思っても転職回数を増やすことを気にして、なかなか辞めれないものです。

そんな方に向けて、私がこれまで経験した仕事について具体的な業務内容をご紹介したいと思います。



今回は、商社の営業事務についてです。

商社に興味はあるけれど、実際にどんな仕事をしているか知らない人も多いのではないでしょうか?

派遣社員として勤務経験のある商社の営業事務の具体的な仕事内容をご紹介します!

商社とは

商社は、簡単にいうとメーカーから商品を購入して、その商品を求めているお客様に販売する卸売業をおこなっている会社です。

よくメーカーとの違いを聞かれますが、メーカーは自社で商品を製造し、その商品を販売しています。しかし商社は自社で商品を製造することはなく、メーカーから商品を購入して販売しています。

取引のあるメーカーや販売先は国内だけでなく、海外にもおよびます。

お客様から要望があった商品を紹介して販売するのが主な仕事です。

例えばお客様から、自動車の部品を製造するため、耐熱性・摩耗性がある強度のある原料を探してほしいと依頼があったとします。商社の営業は数あるメーカーの中から、お客様の要望にあった原料を選定し紹介します。

見積もりを取り、まずサンプルをお客様に使ってもらい、お客様から注文を頂ければ、契約成立です。

また逆に取引のあるメーカーからこの商品を売りたいと販売促進の協力依頼があり、取引のある販売先を紹介することもあります。

大手の商社になるとその他投資も積極的に行っています。

商社の種類

商社といっても、色々な商社があります。

様々な分野の商品を取り扱う、いわゆる総合商社といわれる企業。

また総合商社のグループ会社で、過去に総合商社から分社化して設立された専門商社。

メーカーのグループ会社で、そのメーカーの商品を主に扱う商社。

どこのメーカーや商社のグループでもない、独立して設立された商社。

また地場の中小企業を取引先とした、地場本社の商社など。



商売の内容によっては、メーカーから商品を使用するユーザーに販売されるまでの間に2つの商社が介入する商売もあります。

それにはちゃんと理由があります。

商品を使用するユーザーが中小企業だった場合、メーカー側はきちんと商品代を支払ってもらえるか不安要素を抱えることになります。そんな時に間に商社が入っていれば、メーカーは商社から代金を回収することになり、その商社がある程度の規模がある企業であれば不安要素が取り除かれます。

またユーザーが増えれば増えるほど、代金を回収する際の銀行口座の登録が必要となりますが、商社を介することで、その商社の口座を登録するだけの手間で済みます。

ちなみに間に商社が入っていても、基本的に商品はメーカーからユーザーに直送されます。ユーザーと納品日の調整の連絡を取るのは商社の役割です。

商社の営業事務の仕事内容

では、商社で働く営業事務はどのような業務をしているでしょうか。具体的内容をご説明します。

受発注業務

商社の営業事務の主な仕事内容が受発注業務です。

販売先から注文が入れば、その注文内容にそって仕入先(メーカー)に発注します。なぜ、(メーカー)と記載しているかというと、商売によっては、ユーザーからメーカーに直接注文を入れることが与信上難しく、間に商社が何社か入っていることがあるからです。その場合、仕入先の商社に発注することになります。

注文方法は仕入先(メーカー)によって違います。販売先からFAXで届いた注文書をそのままFAXで転送することもありますし、メーカー専用のシステムで発注しないといけないこともあります。

注文方法はメーカーによって異なります。

納期調整

販売先から注文が入った時は、必ずいつまでに納品してほしいか希望納期が記載されています。メーカーに発注する際、希望納期も連絡しますが、ユーザーは1社だけではないので、希望納期に添えない時もあります。

その時は、メーカーから納期調整依頼があります。

メーカーから納期調整依頼があったら、納品可能日を確認し販売先に調整してもらえないか確認します。

販売先から調整可能の連絡があれば、それをまたメーカーに連絡して、商品を運ぶ車の手配をしてもらいます。

商品を運ぶ車の手配まで完了すれば、メーカーから納期回答がきます。

納期回答がきたら、今度は販売先に納期回答します。

納品書の発行

納品日がきて、無事に商品がユーザーに納品されるとメーカーから納品書が届きます。納品書が届いたら、社内のシステムに登録し販売先に送る納品書を発行します。納品書は郵送で送ります。

販売先から納品書を急いでほしいと言われた場合は、発行後先にFAXしてから郵送することもあります。

請求書の発行

ひと月内に納品した商品代をまとめて請求書を発行します。

販売先が月末締から月末に、20日締なら毎月20日まで取引された商品代をすべてひとまとめにして請求書を発行します。

請求書の金額で販売先は商品代を支払いますので、請求書の発行はとても大事な業務です。請求書を発行が遅れると販売先からの支払いのタイミングも一か月遅くなることもあります。

商品代金の支払処理

販売先に請求書を送るのと同じく仕入先からも請求書が届きます。請求書が届いたら速やかに支払処理をします。

支払処理を行うことで、会社のシステムに買掛金としてあがっていた金額が消し込まれます。消し込まれないと買掛金がずっと残ってしまい、決算時に差異が生じます。

支払処理時に設定する支払日は事前に仕入先と取り決めた決済条件によるものです。支払処理が遅くなり、支払日までに支払いができないということになれば、仕入先との信用問題に関わってきます。

通常、営業部署で支払処理を行い、経理部署で内容確認後、支払を実行する流れになります。会社によって経理の締め切りは違うと思いますので、請求書が届いたらできるだけ早く支払処理を行うことをおすすめします。

商品代金の回収処理

仕入先に支払処理を行うのと同様に販売先から商品代金の入金があれば回収処理をしないといけません。

回収処理を行うことで、システム上に売掛金としてあがっていたものが消し込まれます。こちらも消し込まないと売掛金がずっと残ったままになり、決算時に金額が合わなくなります。

見積書の作成

見積書は基本は営業担当者が作成するものですが、営業不在時や営業担当者の負担軽減のため、見積書を作成することもあります。

販売先から見積依頼があれば、依頼内容をもとに仕入先の担当者に見積依頼します。仕入先から見積価格の提示があれば、営業担当者にいくらで販売先に価格を提示するか相談し、見積書を作成します。
上長の照査を取り付けたのち、販売先に見積書を提出します。

新規取引の見積依頼の場合は、営業担当者から仕入先担当者に見積依頼の連絡をしてもらいますが、毎月納品している商品で定期的に価格改定があるものに対しては、見積書を作成して提示まで営業事務が行うこともよくあります。

その他業務

その他にも色々な業務を行っています。

例えば、販売先が商品を輸入する際等、メーカー発行の証明書の送付依頼がある時があります。商社では発行できないので、メーカーに発行依頼をします。
メーカーによって依頼方法が違いますので、依頼方法をメーカーに確認し連絡します。

証明書の書式もメーカー書式であったり、販売先書式であったり、様々なパターンの依頼がありますので、その時々に合わせた依頼をする必要があります。


まとめ

商社の営業事務は決して難しい仕事は行っていません。

ただ、営業事務というだけあって、販売先や仕入先と調整しないといけない場面は数多くあります。電話応対が苦手な方にはストレスを感じることも多いかもしれません。

営業が取ってきた商売を、実際に日々管理しているのが営業事務の仕事です。

誰かのサポートをするのが好きな方に向いている業種だと思います。
また黙々作業することより、取引先とやり取りしたいという方にもぴったりだと思います。

意外と商社で働いた経験がある方は少ないように思えますが、誰にでも挑戦しやすくやりがいのある仕事だと思いますので、少しでも商社に興味がある方は派遣でも正社員でも検討してみてください!